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Privacy locazioni brevi, B&B: come adeguarsi al GDPR

Informativa GDPR per strutture ricettive (hotel, B&B, alberghi), case vacanza, e strutture extra alberghiere,  locazioni turistiche...

Prendo spunto da una mail ricevuta pochi giorni fa per riprendere un tema che può essere utile a tutti quelli che maneggiano i dati dei propri ospiti.

gdpr
GDPR e Privacy locazioni brevi

Partiamo dall'inizio...
Cosa vuol dire GDPR?
General Data Protection Regulation

Ciao Moira,
hai qualche informazione riguardo al GDPR?
Ho un piccolo B&B, da qualche giorno quando comunico al mio comune tramite il loro portale i nominativi degli ospiti per il calcolo automatico trimestrale della tassa di soggiorno da pagare, sono costretto a spuntare la voce seguente:

In ottemperanza al Regolamento Europeo per la Privacy 2016/679 (GDPR) la struttura ricettiva dichiara di aver ricevuto dall'ospite il consenso a: trattare i suoi dati personali e altri dati da lui stessi forniti come da Policy Privacy.

Cosa mi consigli? Tu quando raccogli dati degli ospiti fai firmare qualche modello?

In breve cosa è richiesto dal GDPR?
  • Il titolare deve specificare la propria identità 
  • le finalità del trattamento, (come usi i dati del cliente)
  • i diritti degli interessati (diritto all'oblio di essere tolto dalle liste e di non trattenere i dati)
  • i destinatari dei dati.




Io applico il GDPR obbligatoriamente sul blog per informare gli utenti che mi scrivono attraverso modulo di contatto, o nel form della newsletter, su chi detiene i dati e cosa ne faccio.

Per chi è solito locare casa con la formula affitti brevi, e non solo, e quindi maneggia i dati degli affittuari, è bene che aggiunga una postilla sotto il contratto che solitamente si fa firmare all'arrivo dell'ospite o, in caso non si faccia un contratto, è bene crearne uno da far firmare quando si annotano i dati per registrare gli ospiti alla questura, per esempio.

Il consenso non andrebbe richiesto quando i dati vengono raccolti per obbligo di legge, diciamo che  è un eccesso di zelo. L'importante è che usi i dati in maniera regolare, non li trattieni e non fai spam e sopratutto non li fotografi come molti fanno sbagliando.

Qui di seguito un esempio da aggiungere a fondo del contratto di locazione.
Ricordo che il consenso privacy per legge deve essere dato prima della raccolta dei dati personali. 


FAC SIMILE GDPR


In ottemperanza al Regolamento Europeo per la Privacy 2016/679 (GDPR) la struttura ricettiva dichiara:

Che il sottoscritto (nome e cognome) titolare della (nome B&B, casa vacanza...) con sede  (in via )  Codice Fiscale e/o P.iva,  in qualità di Titolare del Trattamento dei Dati,  ai sensi e per gli effetti  dell’art. 13 D.Lgs. 30.6.2003 n. 196 (in seguito, “Codice Privacy”) e dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”), La informa, nella Sua qualità di soggetto Interessato (come definito all’art. 4 del Codice Privacy e all’art. 4 del GDPR), che i Suoi  dati  personali saranno trattati nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e con l’attuazione di tutte le misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, ritenute idonee ai fini della tutela dei predetti dati.


Se ti avvali di collaboratori e bene specificare chi verrà a conoscenza dei dati sensibili.
Soggetti autorizzati al Trattamento dei dati

Per il corretto espletamento dei Trattamenti di cui alla presente Informativa,  avranno accesso ai Suoi dati:
a. (nome Dipendenti  e titolare).,  appositamente nominati dalla stessa  come soggetti  Incaricati ed Autorizzati al Trattamento in oggetto.

Comunicazione  e Diffusione dei dati

Il Titolare potrà comunicare i Suoi dati ad Organismi di vigilanza e/o ad Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. I Suoi dati non saranno altrimenti diffusi e/o comunicati.

Direi che queste poche righe possono essere sufficienti, sempre che non ti chiedano informazioni più specifiche (non credo) ma se vuoi aggiungere o personalizzare il foglio con la normativa estesa, trovi un esempio valido qui: privacy policy GDPR  esempio per strutture ricettive.

Questa normativa sulla Privacy - GDPR va aggiunta anche se hai un blog o sito internet della tua casa vacanza, in modo da informare cosa ne farai dei dati delle persone che ti scrivono.

RICORDA:

Se usi la email del cliente per inviare comunicazioni, offerte, sconti, fai in modo che ne siano informati aggiungendo un riquadro che dovranno spuntare per accettare di ricevere comunicazioni.
Per capirci guarda qui il mio modulo iscrizione della newsletter per ricevere i nuovi articoli pubblicati sul blog.

Ricorda che nelle tue email di promozione devi sempre inserire un link che i clienti potranno cliccare per disiscriversi in qualsiasi momento oppure un contatto sempre valido a cui scrivere per chiedere di smettere di far parte di una determinata lista.

Se pensi che l’articolo sia utile, fammelo sapere cliccando uno dei tasti social qui sotto. Grazie.😘

Alcuni links utili di approfondimento: 




Aggiornato Giugno 2018
Moira R.

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