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Prendo spunto da una mail ricevuta pochi giorni fa per riprendere un tema che può essere utile ai gestori delle strutture ricettive o extra alberghiere che maneggiano i dati dei propri ospiti.
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GDPR e Privacy locazioni brevi

Partiamo dall'inizio...

Cosa vuol dire GDPR?

GDPR è l'acrononimo di General Data Protection Regulation.

GDPR e raccolta dati per TASSA DI SOGGIORNO

Ciao Moira,
hai qualche informazione riguardo al GDPR?
Ho un piccolo B&B, da qualche giorno quando comunico al mio comune tramite il loro portale i nominativi degli ospiti per il calcolo automatico trimestrale della tassa di soggiorno da pagare, sono costretto a spuntare la voce seguente:

In ottemperanza al Regolamento Europeo per la Privacy 2016/679 (GDPR) la struttura ricettiva dichiara di aver ricevuto dall'ospite il consenso a: trattare i suoi dati personali e altri dati da lui stessi forniti come da Policy Privacy.

Cosa mi consigli? Tu quando raccogli dati degli ospiti fai firmare qualche modello?

Cosa è richiesto dal GDPR?

In breve, questi sono i 4 punti principali:
  • Il titolare che raccoglie i dati sensibili, deve specificare la propria identità. 
  • Deve specificare le finalità del trattamento (come usi i dati del cliente),
  • Deve specificare i diritti degli interessati (diritto all'oblio di essere tolto dalle liste e di non trattenere i dati),
  • Deve specificare i destinatari dei dati e le persone (dipendenti, agenzia immobiliare...) che maneggeranno questi dati.

MODULO PRIVACY GDPR STRUTTURE RICETTIVE 

Se cerchi un MODULO da far firmare ai tuoi ospiti per raccogliere il consenso all'uso dei loro dati e per l'invio di newsletter promozionali... guarda se quello che ho creato, fa al caso tuo:
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🔴 QUANDO SERVE FAR FIRMARE QUESTO MODULO?

➊ Quando comunichi al tuo comune, tramite il loro portale, i nominativi degli ospiti per il calcolo automatico trimestrale della tassa di soggiorno da pagare,
➋ Quando raccogli i dati per alloggiati web (questura),
➌ Quando trattieni i dati (email, telefono...) per inviare promozioni o newsletter.

Per Hotel, case vacanze, strutture ricettive in generale e chi è solito locare casa con la formula affitti brevi e quindi maneggia i dati degli affittuari, è bene che aggiunga una postilla sotto il contratto di locazione che solitamente si fa firmare all'arrivo dell'ospite. In caso NON si stipuli un contratto, è sufficiente far firmare il modulo GDPR come l'esempio seguente:
Fac simile clausola privacy contratto locazione GDPR


modello GDPR per strutture ricettive

Ti potrebbe fare comodo:

contratto locazione

Devo chiedere il consenso per raccogliere i dati per alloggiati web?


Il consenso non andrebbe richiesto quando i dati vengono raccolti per obbligo di legge, diciamo che è un eccesso di zelo. L'importante è che usi i dati in maniera regolare, non li trattieni, non fai spam e soprattutto non li fotografi.

Se devi SOLO raccogliere i dati per alloggiati web, ti suggerisco questo prodotto più specifico:



FAC SIMILE clausola privacy contratto locazione GDPR

Qui di seguito un esempio di clausola Privacy GDPR da aggiungere a fondo del contratto di locazione o in un documento a parte come il PDF che ho creato io.

Ricordo che il consenso privacy per legge deve essere dato prima della raccolta dei dati personali.

In ottemperanza al Regolamento Europeo per la Privacy 2016/679 (GDPR) la struttura ricettiva dichiara:

  1. Che il sottoscritto (nome e cognome) 
  2. titolare della (nome B&B, casa vacanza...) 
  3. con sede  (in via )  
  4. Codice Fiscale e/o P.iva,  
  5. In qualità di Titolare del Trattamento dei Dati,  
ai sensi e per gli effetti  dell’art. 13 D.Lgs. 30.6.2003 n. 196 (in seguito, “Codice Privacy”) e dell’art. 13 Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”), La informa, nella Sua qualità di soggetto Interessato (come definito all’art. 4 del Codice Privacy e all’art. 4 del GDPR), che i Suoi  dati  personali saranno trattati nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e con l’attuazione di tutte le misure di sicurezza, tecniche ed organizzative, ritenute idonee ai fini della tutela dei predetti dati.

Se ti avvali di collaboratori e bene specificare chi verrà a conoscenza dei dati sensibili.

Soggetti autorizzati al Trattamento dei dati

Per il corretto espletamento dei Trattamenti di cui alla presente Informativa,  avranno accesso ai Suoi dati:
a. (nome Dipendenti  e titolare).,  appositamente nominati dalla stessa  come soggetti  Incaricati ed Autorizzati al Trattamento in oggetto.

Comunicazione  e Diffusione dei dati

Il Titolare potrà comunicare i Suoi dati ad Organismi di vigilanza e/o ad Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette. I Suoi dati non saranno altrimenti diffusi e/o comunicati.

Direi che queste poche righe possono essere sufficienti, sempre che non ti chiedano informazioni più specifiche (non credo).

Questa normativa sulla Privacy - GDPR va aggiunta anche se hai un blog o sito internet della tua casa vacanza, in modo da informare cosa ne farai dei dati delle persone che ti scrivono.

RICORDA:

Se usi la email del cliente per inviare comunicazioni, offerte, sconti, fai in modo che ne siano informati aggiungendo un riquadro che dovranno spuntare per accettare di ricevere comunicazioni (vedi immagine modulo).

Ricorda che se ti avvali di servizi di invio di newsletter automatiche (Mailchimp, Getresponse e similari) devi sempre inserire un link a fine pagina che i clienti potranno cliccare per disiscriversi in qualsiasi momento oppure un contatto sempre valido (email del titolare dei dati) a cui scrivere per chiedere di smettere di far parte di una determinata lista.

Bene, per questo argomento è tutto. Se pensi che l’articolo sia utile, fammelo sapere cliccando uno dei tasti social qui sotto. Grazie.

Se hai intenzione di promuovere la tua struttura su più siti di casa vacanze, qui trovi le mie guide per approfondire:

⇨ Come compilare una Ricevuta fiscale da dare agli ospiti all'arrivo?
⇨ Contratto di affitto: voci da includere.
Contratti, PDF, moduli sullo shop degli host.
- Ti aspetto nel gruppo Facebook de: I segreti degli host
  • Stampa pdf NO SMOKING: Download immediato e automatico dopo l'acquisto. 3 PDF da stampare e, se vuoi, incorniciare. Formato A4.
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Aggiornato nel 2021
by Moira Tips

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