Richiesta documenti ospiti affitti brevi ed airbnb: come e cosa fare?

Richiesta documenti ospiti Airbnb: come fare?

Richiesta documenti ospiti Airbnb anche per self check-in

Propongo il check in automatico, da remoto, da diverso tempo e non ho mai avuto problemi con i miei ospiti. L'utilità è innegabile: tu ti riappropri del tuo tempo non aspettando ore e ore i tuoi ospiti, soprattutto di notte, e dai ampia libertà a loro di arrivare quando vogliono senza chiedere di continuo i dettagli.

Se ti stai chiedendo: "Come fare con la burocrazia? Come registrare gli ospiti alla questura?" Come fare firmare un contratto a distanza? Sappi che oggi è molto facile gestire anche la documentazione online.

Documenti ospiti Airbnb

Richiesta documenti ospiti Airbnb per alloggiati web 

I documenti per la registrazione degli ospiti in questura si possono chiedere via email. Al momento in cui scrivo questo articolo NON c'è nessuna normativa che lo vieti. A fine articolo, trovi il link per approfondire. 

Il modulo per la registrazione degli ospiti si può allegare via email, in formato PDF editabile, in modo che i tuoi ospiti lo possano modificare inserendo i loro dati e rinviartelo.

Come far firmare il contratto di locazione a distanza?

Il contratto di locazione si può anch'esso allegare via email, in formato PDF, ma questo già pronto con i dati dei tuoi ospiti in modo che loro lo possono stampare, leggere con calma e portartelo al check-in firmato oppure chiedere di firmarlo, scansionarlo (anche con smartphone) e inviartelo via email (un check-in veloce è sempre un vantaggio!). 

Anche se accogli tu gli ospiti di persona, è meglio che questa parte, burocratica e formale, sia stata espletata fornendo i documenti, da compilare in anticipo, ai tuoi ospiti in modo che non perdano tempo.

È corretto inviare via email e richiedere agli ospiti un modulo con i dati o meglio chiedere una copia del documento?

Se fai check-in da remoto, quando richiedi i documenti via email, aggiungi una postilla sulla responsabilità penale dei tuoi ospiti riguardo la veridicità dei documenti inviati: in caso di controlli della polizia saranno loro a risponderne. 

Puoi evidenziare, che se hanno poco tempo per digitare i dati richiesti nel modulo, possono inviarti una copia del documento di identità di tutti gli ospiti. ATTENZIONE! Non sono tenuti a inviarti la copia del loro documento ma lo possono fare volontariamente, anche su tua richiesta.

Ovviamente li rassicurerai che i dati e l'eventuale foto saranno cancellati subito dopo aver espletato le pratiche burocratiche obbligatorie in Italia. 

Nel modulo creato e in vendita sullo shop degli host, ho già aggiunto questa dicitura:

Modulo richiesta dati personali per affitti brevi

Se non vuoi perdere tempo a creartelo da solo/a, qui trovi il modulo di raccolta dati, in italiano e in inglese, pronto all'uso, in cui i tuoi guest ti possono scrivere esclusivamente i dati necessari per la compilazione della schedina alloggiati in modo che tu li possa riportare per tempo usando il portale alloggiati web. 

I vantaggi sono innegabili: 

• più praticità, 
• ottimizzi e velocizzi la procedura di check-in (gli ospiti lo gradiranno, fidati),
• se offri soggiorni di una notte, la comunicazione deve essere celere per cui se l'ospite arriva tardi, di notte, rischi di non comunicare i dati per tempo.

RIFERIMENTO NORMATIVO: Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso. (Rif. c.1,2 art.109 T.U.L.P.S. - artt. 1,2 D.M. 07/01/2013). 

Info moduli per raccolta dati da inviare alla questura + contratto locazione e ricevuta fiscale.Vedi sullo shop il contratto locazione prescritto da editare e inviare anche via email

Modello di contratto di locazione da inviare via email

Puoi inviargli, via email, da leggere con calma, anche un contratto di affitto in PDF per presa visione dei termini e per dare una certa professionalità e ufficialità all'accordo. Anche in questo caso, trovi tutti i documenti utili sullo shop degli host (c'è anche una copia cortesia in inglese per ospiti internazionali). 

Check in automatico documenti

Se preferisci accogliere tu gli ospiti ma talvolta sei impegnato/a e vuoi comunque far accedere i tuoi ospiti, all'immobile, ad ogni ora (anche se sei al lavoro, a fare spesa o gestendo altri arrivi), puoi specificargli che passerai da casa, alla tal ora, per la visione dei documenti e la firma del contratto. 

La tassa di soggiorno la puoi impostare e richiedere tramite Airbnb in modo che venga riscossa da loro, rendendo l'iter molto più facile per te.

TIP: se vuoi comunque incontrare i tuoi ospiti, quando torni dal lavoro o il mattino seguente, per "motivarli" ad aspettarti, puoi scrivergli che hai un regalo di benvenuto da lasciargli: porta una bottiglia di vino (soprattutto se stranieri) e stai sicuro che non avranno problemi a concordare un orario in cui attenderti a casa. 😏

Bene, spero di averti fornito delle valide soluzioni che già tanti host e property manager attuano. Se ti ho dati spunti utili, una condivisione dell'articolo e il modo migliore per farmelo sapere. Grazie!

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Aggiornato nel 2023 

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