Richiesta documenti ospiti affitti brevi ed airbnb: come e cosa fare?

Richiesta documenti ospiti Airbnb: come fare?

Richiesta documenti ospiti Airbnb anche per self check-in

Propongo il check in automatico, da remoto, da diverso tempo e non ho mai avuto problemi con i miei ospiti. L'utilità è innegabile: tu ti riappropri del tuo tempo non aspettando ore e ore i tuoi ospiti, soprattutto di notte, e dai ampia libertà a loro di arrivare quando vogliono senza chiedere di continuo i dettagli.

Se ti stai chiedendo: "Come fare con la burocrazia? Come registrare gli ospiti alla questura?" Come fare firmare un contratto a distanza? Sappi che oggi è molto facile gestire anche la documentazione online.

Documenti ospiti Airbnb

Richiesta documenti ospiti Airbnb per alloggiati web 

I documenti per la registrazione degli ospiti in questura si possono chiedere via email. Al momento in cui scrivo questo articolo NON c'è nessuna normativa che lo vieti. A fine articolo, trovi il link per approfondire. 

Il modulo per la registrazione degli ospiti si può allegare via email, in formato PDF editabile, in modo che i tuoi ospiti lo possano modificare inserendo i loro dati e rinviartelo.

Come far firmare il contratto di locazione a distanza?

Il contratto di locazione si può anch'esso allegare via email, in formato PDF, ma questo già pronto con i dati dei tuoi ospiti in modo che loro lo possono stampare, leggere con calma e portartelo al check-in firmato oppure chiedere di firmarlo, scansionarlo (anche con smartphone) e inviartelo via email (un check-in veloce è sempre un vantaggio!). 

Anche se accogli tu gli ospiti di persona, è meglio che questa parte, burocratica e formale, sia stata espletata fornendo i documenti, da compilare in anticipo, ai tuoi ospiti in modo che non perdano tempo.

È corretto inviare via email e richiedere agli ospiti un modulo con i dati o meglio chiedere una copia del documento?

Se fai check-in da remoto, quando richiedi i documenti via email, aggiungi una postilla sulla responsabilità penale dei tuoi ospiti riguardo la veridicità dei documenti inviati: in caso di controlli della polizia saranno loro a risponderne. 

Puoi evidenziare, che se hanno poco tempo per digitare i dati richiesti nel modulo, possono inviarti una copia del documento di identità di tutti gli ospiti. ATTENZIONE! Non sono tenuti a inviarti la copia del loro documento ma lo possono fare volontariamente, anche su tua richiesta.

Ovviamente li rassicurerai che i dati e l'eventuale foto saranno cancellati subito dopo aver espletato le pratiche burocratiche obbligatorie in Italia. 

Nel modulo creato e in vendita sullo shop degli host, ho già aggiunto questa dicitura:

Modulo richiesta dati personali per affitti brevi

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Se non vuoi perdere tempo a creartelo da solo/a, qui trovi il modulo di raccolta dati, in italiano e in inglese, pronto all'uso, in cui i tuoi guest ti possono scrivere esclusivamente i dati necessari per la compilazione della schedina alloggiati in modo che tu li possa riportare per tempo usando il portale alloggiati web. 

I vantaggi sono innegabili: 

• più praticità, 
• ottimizzi e velocizzi la procedura di check-in (gli ospiti lo gradiranno, fidati),
• se offri soggiorni di una notte, la comunicazione deve essere celere per cui se l'ospite arriva tardi, di notte, rischi di non comunicare i dati per tempo.

RIFERIMENTO NORMATIVO: Se il soggiorno è inferiore alle 24 ore le generalità vanno inviate all'arrivo stesso. (Rif. c.1,2 art.109 T.U.L.P.S. - artt. 1,2 D.M. 07/01/2013). 

Modello di contratto di locazione da inviare via email

Puoi inviargli, via email, da leggere con calma, anche un contratto di affitto in PDF per presa visione dei termini e per dare una certa professionalità e ufficialità all'accordo. Anche in questo caso, trovi tutti i documenti utili sullo shop degli host (c'è anche una copia cortesia in inglese per ospiti internazionali). 

Check in automatico documenti

Se preferisci accogliere tu gli ospiti ma talvolta sei impegnato/a e vuoi comunque far accedere i tuoi ospiti, all'immobile, ad ogni ora (anche se sei al lavoro, a fare spesa o gestendo altri arrivi), puoi specificargli che passerai da casa, alla tal ora, per la visione dei documenti e la firma del contratto. 

La tassa di soggiorno la puoi impostare e richiedere tramite Airbnb in modo che venga riscossa da loro, rendendo l'iter molto più facile per te.

TIP: se vuoi comunque incontrare i tuoi ospiti, quando torni dal lavoro o il mattino seguente, per "motivarli" ad aspettarti, puoi scrivergli che hai un regalo di benvenuto da lasciargli: porta una bottiglia di vino (soprattutto se stranieri) e stai sicuro che non avranno problemi a concordare un orario in cui attenderti a casa. 😏

Bene, spero di averti fornito delle valide soluzioni che già tanti host e property manager attuano. Se ti ho dati spunti utili, una condivisione dell'articolo e il modo migliore per farmelo sapere. Grazie!

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Moira Tips 

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