SELF CHECK IN AIRBNB automatico: come fare, soluzioni per appartamenti e casa vacanze

SELF CHECK IN AIRBNB: come automatizzare entrata in appartamenti, casa vacanze con cassetta di sicurezza o serratura a codice? Soluzioni per gestire appartamenti, casa vacanze, B&B, a distanza, con apertura citofono da remoto, automatico, con smart lock, anche in condominio.

Self check in Airbnb

Il check in da remoto, o self check in, è molto utile soprattutto se non puoi accogliere i turisti ad ogni ora del giorno e della notte. In questo articolo:

• elenchiamo le varie valide soluzioni per permettere ai tuoi ospiti di accedere a casa tua anche quando non ci sei; 
• scopriamo come puoi attivare l'impostazione Self check in Airbnb sul tuo annuncio;  
• come puoi attrezzarti con un check-in automatico per gestire la tua casa vacanza a distanza, senza essere presente all'arrivo dei tuoi ospiti, creando un manuale digitale per fornire tutte le informazioni necessarie e...
• capiamo come è possibile richiedere, via email, i documenti dei tuoi ospiti da inviare alla questura competente tramite alloggiati web.

Self check in Airbnb

Vediamo le soluzioni più usate per fare il check in automatico per il tuo appartamento, B&B o casa vacanze. 

come fare check in automatico

Cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb

Ci sono varie soluzioni valide per permettere agli ospiti di entrare a casa tua anche a notte fonda o quando non ci sei. La soluzione più economica è quella di installare una cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb. 

Anche se non usi la piattaforma Airbnb, questa soluzione è idonea per qualsiasi uso, anche personale, per esempio quando arriva la donna delle pulizie, e, giustamente, non vuoi lasciare nelle mani di terzi, una copia delle tue chiavi con il rischio che possano andare perse.

self check-in con cassetta delle chiavi

Comprare una cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb, permette non solo di fare self check-in automatizzati ma anche di lasciare un paio di chiavi di scorta per i tuoi ospiti, in caso di problemi. Soluzione testata negli anni che si è rivelata comoda, gradita e senza spiacevoli sorprese essendo tutto meccanizzato (senza pile).

Il self check-in con cassetta delle chiavi con codice o comunque il check-in da remoto, ha dei vantaggi innegabili:

1. Lascia maggiore flessibilità sull'orario di arrivo, anche in orari scomodi come quelli notturni.

2. Aumenta il numero di possibili clienti. Sempre più viaggiatori, me inclusa, cercano su Airbnb, in fase di prenotazione, strutture che fanno il check-in automatico: selezionando i filtri idonei, come vedi nell'immagine seguente. 

Se tu non hai impostato questi filtri nel tuo annuncio, la tua casa NON comparirà nella ricerca. Peccato vero?

Pensaci, il futuro va verso questa direzione per cui è bene attrezzarsi. Anche se preferisci accogliere i clienti di persona nessuno ti vieta, pensando in ottica di business, di investire 30€, comprare una cassetta per chiavi con codice e offrire anche questa soluzione che ti amplifica il parco clienti.

3. Sulla piattaforma Airbnb, è richiesto categoricamente il self check-in per gli ospiti business per cui se ti attrezzi in tal senso puoi veramente aumentare le prenotazioni con un'azione minima. In più Airbnb ti favorisce in visibilità.

Self check-in con cassetta delle chiavi: migliori modelli

Qui di seguito ho selezionato alcuni dei migliori modelli di cassette di sicurezza per fare self-check-in, in vendita su Amazon, a seconda che tu preferisca la cassaforte per chiavi elettrica, manuale, retroilluminata, con Bluetooth per gestirla da APP o di color bianco per mimetizzarla meglio a parete.
VEDI le MIGLIORI CASSETTE DI SICUREZZA PER SELF CHECK-IN

La mia scelta: Cassaforte per Chiavi Retroilluminata, per ambienti bui (visibile anche di notte). Dimensioni interne: 10,3 x 5,7 x 2,5 cm

Puoi cambiare il codice ogni volta che vuoi. 

Invia il codice con SMS al tuo ospite in arrivo ma anche alla donna delle pulizie o chiunque ti aiuti nella gestione della casa. C'è anche la variante per chi non vuole forare la parete ma agganciarlo al pomello di casa, ad un cancello o inferriata esterna:

Questa cassetta delle chiavi si differenzia da quella precedente per il fatto che non è necessario forare il muro: il lucchetto, l'arco è estraibile così da agganciarlo facilmente ovunque.

VEDI le MIGLIORI CASSETTE DI SICUREZZA PER SELF CHECK-IN

Se cerchi una soluzione "Deluxe", più ampia, opta per questa Cassaforte per chiavi con assegnazione di codice online a distanza| in acciaio inox a prova di furto e resistente agli agenti atmosferici. Non per tutti ma un ottimo investimento se pensi di affittare casa con profitto per diverso tempo.

Idonea per chi vuole fare self check in b&b.

Check in da remoto con smart lock

Check in da remoto online con Vikey

In parallelo allo sviluppo delle locazioni turistiche tra privati, sono nati diversi servizi per facilitare la vita dell'host a 360 gradi.

Uno dei più completi lo propone Vikey: un'azienda che ha creato un dispositivo che permette di fare il check-in da remoto ovvero gestire ogni aspetto dell’accoglienza degli ospiti con un notevole risparmio di tempo e costi.

Vikey è una soluzione all-in-one: con unico abbonamento avrai sia software che dispositivi hardware per il self check-in e la domotica con tutti i vantaggi che ora ti elencherò:

• Apertura Porta e portone condominiale da remoto.
• Invio automatico dei documenti al Portale Alloggiati web.
• Integrazione con PMS, CM, Booking.com, Airbnb e ISTAT.
• Pagamenti online (soggiorno, tassa di soggiorno, servizi ecc.)

SELF CHECK-IN AIRBNB PER APPARTAMENTI ANCHE IN CONDOMINIO

Vikey elimina le chiavi fisiche: i tuoi ospiti potranno aprire portoni, cancelli e porte tramite chiavi digitali sul proprio smartphone. In ogni momento potrai creare chiavi virtuali temporanee (ad esempio per i tuoi collaboratori, personale delle pulizie...) e potrai controllare da remoto gli accessi. Non dovrai più recarti sul posto per consegnare le chiavi e potrai accettare tutte le prenotazioni, anche last minute!

Come funziona il self check-in?

Subito dopo la prenotazione, l'ospite riceve in automatico un link per effettuare il check-in online (invio documenti d'identità, firma del contratto, tassa di soggiorno, pagamento online se la prenotazione è diretta) e diversi promemoria per sollecitare l'invio della documentazione richiesta, entro i termini stabiliti.

 

Le schedine verranno inviate in automatico al Portale alloggiati Web. 

Vikey calcola la tassa di soggiorno e raccoglie i dati da inviare all'ISTAT. 

Dopo che tu ne avrai confermato l’identità, l’ospite potrà aprire portone e porta tramite web app inserendo un codice sul tastierino numerico o potrai aprire tu da remoto tramite app host o per telefono in chiamata. 

Dal giorno del check-in, Vikey propone all’ospite servizi aggiuntivi ed esperienze, che avrai caricato tu sulla web app (facoltativo).

Come si installa Vikey?

L’installazione è facile e reversibile, può essere fatta in autonomia o affidandosi a un tecnico partner Vikey. Non sono necessari permessi condominiali perché i dispositivi vengono tutti installati all’interno della struttura ricettiva /locazione turistica.

Apertura portone del palazzo 

Il dispositivo Vikey viene collegato alla serratura elettrificata esistente o al citofono interno alla struttura ricettiva. 

Apertura porta della camera o appartamento 

Si può scegliere tra l’installazione di diverse serrature smart lock. Vikey si integra anche con la serratura elettrificata esistente. Scegli il dispositivo più adatto a te.

Approfondisci:

chiavi elettroniche per hotel o smart lock

DOMOTICA 

Grazie ai dispositivi di domotica Vikey, potrai impostare regole automatiche per il controllo di consumi, livelli di rumore, comfort e sicurezza della tua struttura ricettiva/ locazione turistica. Potrai così risparmiare sui costi, controllando ad esempio condizionatore e riscaldamento da remoto, e assicurare agli ospiti un soggiorno piacevole facendo sì che al loro arrivo trovino un appartamento confortevole.

Ti piace l'idea di semplificarti il business? 

Contatta VIKEY per un preventivo gratuito e senza impegno oppure approfondisci sul loro sito.

SELF CHECK-IN per AFFITTI BREVI

Come aggiungere l'opzione self check-in su Airbnb?

Nella tua dashboard host su Airbnb seleziona l'annuncio a cui vuoi aggiungere l'opzione self check-in.

1. Nella scheda "Informazioni per gli ospiti", scorri fino ad "Arrivo".
2. Accanto a Istruzioni per il check-in, clicca su "Modifica".
3. Seleziona l'opzione che si adatta meglio alle tue esigenze, vedi lista qui sotto, e clicca su "Salva".

Opzioni delle istruzioni per il check-in Airbnb disponibili:

Le opzioni disponibili per le istruzioni per il check-in su Airbnb includono:

1. Smart lock: una serratura che gli ospiti aprono con un'App per dispositivi mobili o con un tastierino.
2. Serratura per porta con codice: gli ospiti possono aprire la porta con un codice.
3. Cassetta di sicurezza: la chiave è custodita in una piccola cassaforte che gli ospiti possono aprire con un codice.
4. Personale dell'edificio: qualcuno è disponibile 24 ore su 24 per consentire l'accesso agli ospiti.

💡 Dopo la prenotazione dei tuoi ospiti o qualche giorno prima del loro arrivo, contattali via email o SMS o WhatsApp per informarli su come raggiungere la casa/struttura e dare loro le indicazioni più utili. 

Inviagli il link del tuo manuale di casa digitale con tutte le informazioni ben presentate in un unico file piuttosto che allegare pdf separati o, peggio, scrivere email prolisse.

Nello shop degli host, trovi vari modelli pre-formati, già pronti all'uso, di welcome book, manuali di casa che potrai personalizzare a piacimento.

Qui puoi vedere tutti i manuali della casa in vendita sullo shop degli host

Serratura cassetta posta

self check-in condominio

Come aprire la cassetta postale senza chiave?

Questa soluzione, proposta nell'immagine, è ottima per aprire la cassetta postale senza chiave: sostituisci la serratura normale con una codificata e lasciaci dentro le chiavi per i tuoi ospiti. Magari solo le chiavi del cancello e del portone (se affitti in condominio).

Se, come me, hai l'appartamento in un condominio/residence, e non puoi fissare niente sul muro esterno, puoi pensare di usare la cassetta della posta come contenitore delle chiavi di casa.

Chiaramente la cassetta della posta dovrà essere esterna altrimenti non sarà fattibile. Una volta entrati nel portone, potrai istallare una cassetta di sicurezza, con le chiavi di casa, a fianco del tuo appartamento.

Se non hai una cassetta della posta, meglio ancora, ne puoi comprare una codificata: 

👉 Cassetta Postale con Serratura a Combinazione

👉 Serrature a codice a 3 cifre 

Self check-in appartamenti richiesta documenti

Propongo il check in automatico da diverso tempo e non ho mai avuto problemi con i miei ospiti. L'utilità è innegabile: tu ti riappropri del tuo tempo non aspettando ore e ore i tuoi ospiti, soprattutto di notte, e dai ampia libertà a loro di arrivare quando vogliono senza chiedere di continuo i dettagli.

Se ti stai chiedendo: "Come fare con la burocrazia? Come registrare gli ospiti alla questura?" sappi che oggi è molto facile gestire anche la documentazione online.

 

I documenti per la registrazione degli ospiti in questura si possono chiedere via email. Se ti è utile, ho creato un modulo di raccolta dati, in italiano e in inglese, per ospiti internazionali, in cui i tuoi guest ti possono scrivere esclusivamente i dati necessari per la compilazione della schedina alloggiati.

Vedi modulo per raccolta dati da inviare alla questura 

Puoi inviargli, via email, da leggere con calma, anche un contratto di affitto in PDF per presa visione dei termini e per dare una certa professionalità e ufficialità all'accordo (c'è anche la copia cortesia in inglese). 

Vedi contratto di locazione editabile

Check in automatico documenti

Se il self check-in lo fai per comodità, ma di fatto sei in loco, puoi far accedere i tuoi ospiti ad ogni ora (anche se sei al lavoro o in spiaggia, a fare spesa o gestendo altri arrivi) ma specificando che passerai da casa alla tal ora per la visione dei documenti e la firma del contratto. La tassa di soggiorno la puoi impostare e richiedere tramite Airbnb in modo che venga riscossa da loro, rendendo l'iter molto più facile per te.

Usa la furbizia, se vuoi comunque incontrare i tuoi ospiti, quando torni dal lavoro o il mattino seguente, se gli dici che gli porti in regalo una bottiglia di vino, stai sicuro che non avranno problemi a concordare un orario in cui attenderti a casa. 😏

BUONE PRATICHE verso i tuoi Guests: 

Quando richiedi i documenti, aggiungi una postilla sulla loro responsabilità penale riguardo la veridicità dei documenti inviati di tutti gli ospiti, in caso di controlli della polizia. 

Ovviamente li rassicurerai che i dati e l'eventuale foto saranno cancellati subito dopo aver espletato le pratiche burocratiche obbligatorie in Italia. Nel modulo creato, ho già aggiunto questa postilla.

SELF CHECK-IN è ILLEGALE?

No, ad oggi non è illegale il self chek-in in Italia. La legge NON è interpretabile e finché non apparirà una normativa che attesterà, nero su bianco, che fare SELF CHECK-IN è ILLEGALE, di fatto è fattibile. In caso avessi un valido riferimento normativo che attesta il contrario, sarò felice di modificare l'articolo.

Ad oggi, secondo la legge [Articolo 109, TULPS], l’obbligo è quello di richiedere i dati del cliente attraverso un documento d’identità e trasmettere i dati anagrafici all’Ente di Pubblica Sicurezza. 

Nel decreto ministeriale (R.D. 18 giugno 1931, n. 773) specifica infatti che i gestori delle strutture ricettive possono dare alloggio esclusivamente a “persone munite di documento idoneo ad attestarne l’identità”.

Se tu hai richiesto i dati al tuo cliente, li hai inviati in tempo alla questura e il tuo ospite ha con sé i documenti, quando soggiorna a casa tua, da mostrare in caso di controllo delle forze dell'ordine (difficile che un viaggiatore riesca a muoversi senza documenti), hai assolto ai tuoi doveri.

L’identificazione personale spetta solo a un pubblico ufficiale. 

Vero. La procedura migliore sarebbe sempre quella di verificare di persona chi risiede a casa tua e controllare i documenti all'arrivo MA, ripeto, finché non c'è una normativa specifica nel "Testo Unico delle Leggi sulla Pubblica Sicurezza", che impedisca il self check-in, sono tutte interpretazioni personali, quelli che senti.

Come fare Self check out?

Il check out automatico è decisamente più semplice dell'entrata: è sufficiente dire all'ospite di lasciare le chiavi sul tavolo di casa o nella cassetta di sicurezza prima della partenza. Non dimenticarti di inviargli, via email, o lasciare in casa, un promemoria con le cose da fare prima di lasciare l'appartamento:

• chiudere porte e finestre,
• gettare l'immondizia...

CONSIGLIO: Se ti avvali di check-in e check-out automatici, è meglio impostare una cauzione.

STRUMENTI CHE POTREBBERO ESSERTI UTILI: 

Crea la tua check-list per tutelare la casa in affitto e chiedere la cauzione

Sbircia lo shop degli host per vedere se ti serve altro

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Aggiornato nel 2022

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