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SELF CHECK IN AIRBNB: soluzioni per gestire appartamenti, casa vacanze a distanza

SELF CHECK IN AIRBNB: soluzioni per gestire appartamenti, casa vacanze, B&B, a distanza, con apertura citofono da remoto o in modo automatico con cassetta di sicurezza per chiavi o con smart lock, anche in condominio.

Come fare Self check in Airbnb

SELF CHECK IN AIRBNB

Per fare self check-in a distanza, in automatico o da remoto per la tua casa vacanza, appartamento, B&B, ci sono varie soluzioni molto interessanti e valide. Partendo dalle più semplici ed economiche cassette di sicurezza per chiavi, al check-in con smart lock o modulo per affitti brevi per gestire anche i contratti, alloggiati web e la domotica.
SELF CHECK IN AIRBNB

Self check in Airbnb

Vediamo le soluzioni più usate per fare il check in automatico per il tuo appartamento, B&B o casa vacanze. Clicca sull'idea che ti interessa per capire come funziona:
    Il check in da remoto è molto utile soprattutto se non puoi accogliere i turisti ad ogni ora del giorno e della notte. Vediamo come puoi attivare l'impostazione Self check in Airbnb sul tuo annuncio, capire come inviare i documenti alla questura e come puoi attrezzarti con un check-in automatico per gestire la tua casa vacanza a distanza senza essere presente.
    cassetta di sicurezza per chiavi airbnb
    come fare check in automatico
    Propongo il check in automatico da diverso tempo e non ho mai avuto problemi con i miei ospiti. L'utilità è innegabile: tu ti riappropri del tuo tempo non aspettando ore i tuoi ospiti, soprattutto di notte, e dai ampia libertà a loro di arrivare quando vogliono senza chiedere di continuo i dettagli.

    Oggi è molto facile gestire anche la documentazione online, come contratto di locazione o dati da inviare alla questura, burocrazia necessaria per essere in regola con la normativa degli affitti brevi. Salva questo articolo nei preferiti, se ti verrà utile.


    Cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb

    self check-in con cassetta delle chiavi

    Comprare una cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb, permette non solo di fare self check-in automatizzati ma anche di lasciare un paio di chiavi di scorta per i tuoi ospiti, in caso di problemi. Soluzione testata negli anni che si è rivelata comoda, gradita e senza spiacevoli sorprese essendo tutto meccanizzato (senza pile).
    self checkin airbnb
    Il Self check-in Airbnb con cassetta per chiavi con codice o comunque il check-in da remoto, ha dei vantaggi innegabili:

    1. Lascia maggiore flessibilità sull'orario di arrivo, anche in orari scomodi come quelli notturni.
    2. Aumenta il numero di possibili clienti. Molti ospiti, me inclusa, cercano, in fase di prenotazione, strutture che fanno il check-in automatico selezionando i filtri idonei. Se tu non hai impostato questi filtri nel tuo annuncio, la tua casa NON comparirà nella ricerca. Peccato vero?

    Pensaci, il futuro va verso questa direzione per cui è bene attrezzarsi. Anche se preferisci accogliere i clienti di persona nessuno ti vieta, pensando in ottica di business, di investire 30€, comprare una cassetta per chiavi con codice e offrire anche questa soluzione che ti amplifica il parco clienti.

    3. Sulla piattaforma Airbnb, è richiesto categoricamente il self check-in per gli ospiti business per cui se ti attrezzi in tal senso puoi veramente aumentare le prenotazioni con un'azione minima. In più Airbnb ti favorisce in visibilità.

    SELF CHECK IN AIRBNB: soluzioni per gestire appartamenti, casa vacanze a distanza


    Qui di seguito ho selezionato alcuni dei migliori modelli di cassette di sicurezza per fare self-check-in, in vendita su Amazon, a seconda che tu preferisca la cassaforte per chiavi elettrica, manuale, retroilluminata, con Bluetooth per gestirla da APP o di color bianco per mimetizzarla meglio a parete.
    VEDI le MIGLIORI CASSETTE DI SICUREZZA PER SELF CHECK-IN

    Puoi cambiare il codice ogni volta che vuoi. 
    Invia il codice con SMS al tuo ospite in arrivo ma anche alla donna delle pulizie o chiunque ti aiuti nella gestione della casa. Vediamo la varianti per chi non vuole forare la parete...

    Come fare con la burocrazia? Come registrare gli ospiti alla questura o la firma del contratto? Ho creato dei PDF editabili che puoi condividere con i tuoi ospiti e gestire tutto online. Puoi approfondire nel capitolo dedicato.

    Self check-in con cassetta delle chiavi 

    Cassetta delle chiavi con gancio o a muro o da porre nella cassetta della posta

    Questa cassetta delle chiavi si differenzia da quella precedente per il fatto che non è necessario forare il muro: la puoi appendere a qualsiasi maniglia a pomello, alle inferiate della finestra o al cancello fuori casa. Funziona come un lucchetto, l'arco è estraibile così da agganciarlo facilmente ovunque.
    VEDI le MIGLIORI CASSETTE DI SICUREZZA PER SELF CHECK-IN

    Serratura cassetta posta

    self check in come fare
    Come aprire la cassetta postale senza chiave?

    Questa soluzione, proposta nell'immagine, è ottima per aprire la cassetta postale senza chiave: sostituisci la serratura normale con una codificata e lasciaci dentro le chiavi per i tuoi ospiti. Magari solo le chiavi del cancello e del portone (se affitti in condominio).

    Se, come me, hai l'appartamento in un condominio/residence, e non puoi fissare niente sul muro esterno, puoi pensare di usare la cassetta della posta come contenitore delle chiavi di casa. Chiaramente la cassetta della posta dovrà essere esterna altrimenti non sarà fattibile. 


    Check in da remoto con smart lock

    Un'altra valida soluzione, è quella di installare sulla porta di casa una serratura smart lock elettronica che permette l'accesso all'immobile senza l'uso di chiavi a te, amici e ospiti: keyless. Se non hai competenze di elettronica, dovrai per forza farti aiutare da un elettricista nell'installazione. Se ti interessa questa soluzione, valuta il servizio di Vikey, qui di seguito:

    Check in da remoto online all-in-one

    Self check in Airbnb con invio documenti d'identità e firma del contratto online. Servizio digitale per airbnb host: apertura porta da remoto.

    In parallelo allo sviluppo delle locazioni turistiche tra privati, sono nati diversi servizi per facilitare la vita dell'host a 360 gradi.
    Uno di questi lo propone Vikey: un'azienda che ha creato un dispositivo che permette di gestire da remoto ogni aspetto dell’accoglienza degli ospiti, con un notevole risparmio di tempo e costi utile sia per chi affitta un appartamento ma anche B&B, casa vacanze, hotel...
    Vikey è una soluzione all-in-one: con unico abbonamento avrai sia software che dispositivi hardware per il self check-in e la domotica con tutti i vantaggi che ora vi elencherò. 

    SELF CHECK-IN AIRBNB PER APPARTAMENTI ANCHE IN CONDOMINIO


    Vikey elimina le chiavi fisiche: i tuoi ospiti potranno aprire portoni, cancelli e porte tramite chiavi digitali sul proprio smartphone. In ogni momento potrai creare chiavi virtuali temporanee (ad esempio per i tuoi collaboratori, personale delle pulizie...) e potrai controllare da remoto gli accessi. Non dovrai più recarti sul posto per consegnare le chiavi e potrai accettare tutte le prenotazioni, anche last minute!


    Come funziona il self check-in?

    1. Subito dopo la prenotazione, l'ospite riceve in automatico un link per effettuare il check-in online (invio documenti d'identità, firma del contratto, tassa di soggiorno, pagamento online se la prenotazione è diretta) e diversi promemoria per sollecitare l'invio della documentazione richiesta, entro i termini stabiliti. 
    2. Le schedine verranno inviate in automatico al Portale alloggiati Web. Vikey calcola la tassa di soggiorno e raccoglie i dati da inviare all'ISTAT. 
    3. Dopo che tu ne avrai confermato l’identità, l’ospite potrà aprire portone e porta tramite web app o potrai aprire tu da remoto tramite app host o per telefono in chiamata. 
    4. Dal giorno del check-in, Vikey propone all’ospite servizi aggiuntivi ed esperienze, che avrai caricato tu sulla web app (facoltativo).

    Come si installa Vikey?

    L’installazione è facile e reversibile, può essere fatta in autonomia o affidandosi a un tecnico partner Vikey. Non sono necessari permessi condominiali perché i dispositivi vengono tutti installati all’interno della struttura ricettiva /locazione turistica.


    Apertura portone del palazzo 

    Il dispositivo Vikey viene collegato alla serratura elettrificata esistente o al citofono interno alla struttura ricettiva. 

    Apertura porta della camera o appartamento 

    Si può scegliere tra l’installazione di serrature smart (smart lock), incontro elettrico o cassetta delle chiavi. Vikey si integra anche con la serratura elettrificata esistente.

    smart lock airbnb

    DOMOTICA 

    Grazie ai dispositivi di domotica Vikey, potrai impostare regole automatiche per il controllo di consumi, livelli di rumore, comfort e sicurezza della tua struttura ricettiva. Potrai così risparmiare sui costi, controllando ad esempio condizionatore e riscaldamento da remoto, e assicurare agli ospiti un soggiorno piacevole facendo sì che al loro arrivo trovino un appartamento confortevole.

    come funziona vikey
    Ti interessa questo strumento? 
    APPROFONDISCI QUI:

    Self check-in Airbnb come funziona


    Con il self check-in di Airbnb i tuoi ospiti possono entrare in casa senza che tu sia presente al loro arrivo proponendo dispositivi automatici come una cassetta di sicurezza per chiavi o una smart lock oppure, se nell'edificio c'è un portinaio o un addetto alla reception che può accoglierli a qualsiasi orario arrivino.

    Come impostare self check-in con Airbnb? Istruzioni per il check in Airbnb 

    Come fare self check-in con Airbnb

    Vediamo in pochi passi come fare self check-in con Airbnb impostando le giuste voci nel tuo annuncio: 
    • Vai nella pagina Servizi di Airbnb e cliccare la scritta: 
    • "Rendi il tuo annuncio Business Travel Ready", 
    • Scorri fino al paragrafo Self check-in e modificalo. 
    • Seleziona il modo in cui gli ospiti possono accedere al tuo alloggio. 
    • Segui le istruzioni e aggiungi le indicazioni per il check-in (orari, spiegazione, codice...): è una procedura guidata. 
    Queste indicazioni, saranno visibili agli ospiti solo 3 giorni prima del check-in per tutelarti. 
    Le istruzioni per accedere a casa tua in modo automatico vengono salvate sul telefono dell'ospite e possono essere visualizzate anche quando il dispositivo non è collegato a Internet.

    Check in automatico documenti

    Il non accogliere i tuoi ospiti, ti mette di fronte alla necessità di gestire tutto online anche la parte burocratica. Bene, qui le soluzioni che puoi adottare. 
    • I documenti per la registrazione degli ospiti in questura si possono chiedere via email. A tal proposito, ho creato un modulo in italiano e in inglese, per ospiti internazionali, in cui ti possono scrivere esclusivamente i dati necessari per la compilazione della schedina alloggiati.

    Puoi inviargli, via email, anche un contratto di affitto in PDF per presa visione dei termini e per dare una certa professionalità e ufficialità all'accordo.

    Se il self check-in lo fai per comodità, ma di fatto sei in loco, puoi far accedere i tuoi ospiti ad ogni ora (anche se sei al lavoro o in spiaggia, a fare spesa o gestendo altri arrivi) ma specificando che passerai da casa alla tal ora per la visione dei documenti e la firma del contratto. La stessa cosa vale per il contratto di locazione turistica: glielo puoi inviare via email da leggere, con calma, e consegnare firmato sempre a mezzo di posta elettronica. Se gli dici che gli porti in regalo una bottiglia di vino, stai sicuro che non avranno problemi ad aspettare 5 minuti. 😏

    BUONE PRATICHE: 

    Aggiungi una postilla sulla loro responsabilità penale riguardo la veridicità dei documenti inviati di tutti gli ospiti, in caso di controlli della polizia. 
    Ovviamente li rassicurerai che i dati e l'eventuale foto saranno cancellati subito dopo aver espletato le pratiche burocratiche obbligatorie in Italia. Nel modulo creato, ho già aggiunto questa postilla.

    Come fare Self check out?

    Il check out automatico è decisamente più semplice dell'entrata: è sufficiente dire all'ospite di lasciare le chiavi sul tavolo di casa o nella cassetta di sicurezza prima della partenza. Non dimenticarti di inviargli, via email, o lasciare in casa, un promemoria con le cose da fare prima di lasciare l'appartamento:
    • chiudere porte e finestre,
    • gettare l'immondizia...
    CONSIGLIO: Se ti avvali di check-in e check-out automatici, è meglio impostare una cauzione.

    STRUMENTI CHE POTREBBERO ESSERTI UTILI: 

    Bene, anche per questa settimana è tutto! Ti è piaciuto l'articolo? Ti ha dato spunti interessanti?
    Fammelo sapere mettendo un mi piace o condividendolo nel tuo social preferito cliccando uno dei tasti qui sotto. Grazie.

    Se ti interessa il tema affittare casa - affitti brevi, seguimi sul gruppo:
    Continua la lettura...

    Se hai intenzione di promuovere la tua struttura su più siti di casa vacanze, qui trovi le mie guide per approfondire:
    VEDI LISTA DOTAZIONE OBBLIGATORIA AFFITTI BREVI SU AMAZON
    Aggiornato nel 2021
    by Moira Tips

    9 commenti:

    1. Hai conoscenza di serrature elettroniche in cui però il codice è cambiabile da remoto?
      Io ho trovato qualcosa sul web ma troppo sofisticate, per camere plurime. Tutte però richiedevano una sorta di abbonamento per ottenere di volta in volta gruppi di nuovi codici.
      grazie

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    2. conosci una serratura elettronica, tipo quelle indicate da te, ma in cui il codice è modificabile a distanza? quelle che ho travato io sono piuttosto complesse, gestiscono cioè pluralità di porte e cancelli e obbligano all'acquisto periodico dei codici o ad abbonarsi.
      grazie

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    3. No, Nige. Uso la versione manuale con codice da ben 4 anni e mi sento più serena in questo modo sapendo che non ci sono pile che si scaricano, server o corrente che salta.

      Nel gruppo che gestisco su Fb so che alcuni host si stanno indirizzando verso la domotica. Ho ricontrollato i commenti e citato questa azienda: https://www.bticino.it/citofoni-videocitofoni/videocitofono-wifi-classe-300-connesso praticamente un citofono gestibile da smartphone che apre il cancello con una chiamata. Pare non ci sia abbonamento. Non so molto altro poiché non la uso personalmente ma puoi valutare se la soluzione può applicarsi al tuo caso.

      Buona serata

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    4. il condominio si puo' opporre a questo sistema?

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    5. Di sicuro non possono dirti niente se modifichi la tua serratura, per il resto bisogna vedere il regolamento condominiale tuo specifico. Ti lascio questo post per approfondire: https://www.casaconsigli.com/2018/04/affittare-casa-in-condominio-regolamento.html

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    6. Ciao Moira, buongiorno, voglio far fare il self check-in ai miei ospiti cosi loro hanno libertà, anche io. Il mio quesito non è l'installazione del mezzo ma riguarda la cauzione. Mi spiego meglio, con gli utenti di airbnb il problema della cauzione non sussiste. Se ho danni in casa faccio reclamo al sito e mi faccio addebitare il costo. Il mio problema nasce con Booking. Essendo non a partita Iva, e facendolo gestire al sito i soldi, la cauzione resta esclusa chee mi viene recepita a mano al check-in. Il self check-in in questo caso mi crea un problema. Consigli?

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    7. Ciao Paola,
      eh sì Booking non trattiene nessuna cauzione per conto tuo. Potresti comunque impostarla in modo che chi prenoti sappia che è richiesta (potrebbe essere un deterrente psicologico: chi ha malafede non prenota: https://partner.booking.com/it/aiuto/condizioni-pagamenti/come-faccio-impostare-un-deposito-cauzionale).

      Puoi anche valutare se gestire tutto con paypal (https://www.paypal.com/it/webapps/mpp/requesting-payments) con la cifra della cauzione preimpostata per effettuare il pagamento al check-in (o poco prima), si può pagare facilmente con una carta di credito e poi, a fine soggiorno, rimborsarla.

      In alternativa, se non lavori molto con Booking, puoi pensare di sospendere quel canale favorendo le prenotazioni su Airbnb o, ancora, fare solo il self check-in con gli ospiti di Airbnb e non con quelli di Booking o andare, con calma, in un secondo momento a prendere la cauzione.
      Questi sono i consigli che ti posso dare.
      Buon lavoro.

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    8. Buongiorno, quale soluzione è ottimale quando nello stabile c'è anche un portone esterno da aprire, oltre alla porta di accesso all'immobile?

      Grazie mille
      Federica

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    9. Buongiorno Federica,
      valuta la centralina di Vikey da mettere vicino al citofono di casa tua senza richiedere permessi condominiali.

      Vikey si collega a tutte le porte che sono aperte dal tuo citofono. Non ci sono dunque problemi in caso di apertura da remoto di altre porte, portoni o cancelli. Puoi richiedere un sopralluogo gratuito con il tecnico di Vikey. Prezzi e info dettagliate li trovi al link inserito nel capitolo che parla di Vikey.
      Buon business.

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