SELF CHECK IN AIRBNB automatico: come fare, soluzioni per appartamenti e casa vacanze

SELF CHECK IN AIRBNB: come automatizzare entrata in appartamenti, casa vacanze con cassetta di sicurezza o serratura a codice? Soluzioni per gestire appartamenti, casa vacanze, B&B, a distanza, con apertura citofono da remoto, automatico, con smart lock, anche in condominio.

Self check in Airbnb

Il check in da remoto, o self check in, è molto utile soprattutto se non puoi accogliere i turisti ad ogni ora del giorno e della notte. In questo articolo:
  • elenchiamo le varie valide soluzioni per permettere ai tuoi ospiti di accedere a casa tua anche quando non ci sei; 
  • scopriamo come puoi attivare l'impostazione Self check in Airbnb sul tuo annuncio;  
  • come puoi attrezzarti con un check-in automatico per gestire la tua casa vacanza a distanza, senza essere presente all'arrivo dei tuoi ospiti, creando un manuale digitale per fornire tutte le informazioni necessarie e...
  • capiamo come è possibile richiedere, via email, i documenti dei tuoi ospiti da inviare alla questura competente tramite alloggiati web.
SELF CHECK IN AIRBNB

Self check in Airbnb

Vediamo le soluzioni più usate per fare il check in automatico per il tuo appartamento, B&B o casa vacanze. 

    cassetta di sicurezza per chiavi airbnb
    come fare check in automatico


    Cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb

    Ci sono varie soluzioni valide per permettere agli ospiti di entrare a casa tua anche a notte fonda o quando non ci sei. La soluzione più economica è quella di installare una cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb. 

    Anche se non usi la piattaforma Airbnb, questa soluzione è idonea per qualsiasi uso, anche personale, per esempio quando arriva la donna delle pulizie, e, giustamente, non vuoi lasciare nelle mani di terzi, una copia delle tue chiavi con il rischio che possano andare perse.

    self check-in con cassetta delle chiavi

    Comprare una cassetta di sicurezza per chiavi Airbnb, permette non solo di fare self check-in automatizzati ma anche di lasciare un paio di chiavi di scorta per i tuoi ospiti, in caso di problemi. Soluzione testata negli anni che si è rivelata comoda, gradita e senza spiacevoli sorprese essendo tutto meccanizzato (senza pile).
    self checkin airbnb
    Il self check-in con cassetta delle chiavi con codice o comunque il check-in da remoto, ha dei vantaggi innegabili:

    1. Lascia maggiore flessibilità sull'orario di arrivo, anche in orari scomodi come quelli notturni.
    2. Aumenta il numero di possibili clienti. Sempre più viaggiatori, me inclusa, cercano su Airbnb, in fase di prenotazione, strutture che fanno il check-in automatico: selezionando i filtri idonei, come vedi nell'immagine seguente. 
    self check in airbnb


    Se tu non hai impostato questi filtri nel tuo annuncio, la tua casa NON comparirà nella ricerca. Peccato vero?

    Pensaci, il futuro va verso questa direzione per cui è bene attrezzarsi. Anche se preferisci accogliere i clienti di persona nessuno ti vieta, pensando in ottica di business, di investire 30€, comprare una cassetta per chiavi con codice e offrire anche questa soluzione che ti amplifica il parco clienti.

    3. Sulla piattaforma Airbnb, è richiesto categoricamente il self check-in per gli ospiti business per cui se ti attrezzi in tal senso puoi veramente aumentare le prenotazioni con un'azione minima. In più Airbnb ti favorisce in visibilità.

    Self check-in con cassetta delle chiavi: migliori modelli


    Qui di seguito ho selezionato alcuni dei migliori modelli di cassette di sicurezza per fare self-check-in, in vendita su Amazon, a seconda che tu preferisca la cassaforte per chiavi elettrica, manuale, retroilluminata, con Bluetooth per gestirla da APP o di color bianco per mimetizzarla meglio a parete.
    VEDI le MIGLIORI CASSETTE DI SICUREZZA PER SELF CHECK-IN

    La mia scelta: Cassaforte per Chiavi Retroilluminata, per ambienti bui (visibile anche di notte). Dimensioni interne: 10,3 x 5,7 x 2,5 cm

    cassetta di sicurezza per chiavi airbnb


    Puoi cambiare il codice ogni volta che vuoi. 
    Invia il codice con SMS al tuo ospite in arrivo ma anche alla donna delle pulizie o chiunque ti aiuti nella gestione della casa. C'è anche la variante per chi non vuole forare la parete ma agganciarlo al pomello di casa, ad un cancello o inferriata esterna:
    self check-in appartamenti


    Questa cassetta delle chiavi si differenzia da quella precedente per il fatto che non è necessario forare il muro: il lucchetto, l'arco è estraibile così da agganciarlo facilmente ovunque.
    VEDI le MIGLIORI CASSETTE DI SICUREZZA PER SELF CHECK-IN

    Se cerchi una soluzione "Deluxe", più ampia, opta per questa Cassaforte per chiavi con assegnazione di codice online a distanza| in acciaio inox a prova di furto e resistente agli agenti atmosferici. Non per tutti ma un ottimo investimento se pensi di affittare casa con profitto per diverso tempo.
    Idonea per chi vuole fare self check in b&b.

    check in automatico airbnb


    Come aggiungere l'opzione self check-in su Airbnb?

    Nella tua dashboard host su Airbnb seleziona l'annuncio a cui vuoi aggiungere l'opzione self check-in.
    1. Nella scheda "Informazioni per gli ospiti", scorri fino ad "Arrivo".
    2. Accanto a Istruzioni per il check-in, clicca su "Modifica".
    3. Seleziona l'opzione che si adatta meglio alle tue esigenze, vedi lista qui sotto, e clicca su "Salva".

    Opzioni delle istruzioni per il check-in Airbnb disponibili:

    Le opzioni disponibili per le istruzioni per il check-in su Airbnb includono:

    1. Smart lock: una serratura che gli ospiti aprono con un'App per dispositivi mobili o con un tastierino.
    2. Serratura per porta con codice: gli ospiti possono aprire la porta con un codice.
    3. Cassetta di sicurezza: la chiave è custodita in una piccola cassaforte che gli ospiti possono aprire con un codice.
    4. Personale dell'edificio: qualcuno è disponibile 24 ore su 24 per consentire l'accesso agli ospiti.
    💡 Dopo la prenotazione dei tuoi ospiti o qualche giorno prima del loro arrivo, contattali via email o SMS o WhatsApp per informarli su come raggiungere la casa/struttura e dare loro le indicazioni più utili. 

    Inviagli il link del tuo manuale di casa digitale con tutte le informazioni ben presentate in un unico file piuttosto che allegare pdf separati o, peggio, scrivere email prolisse.

    Nello shop degli host, trovi vari modelli pre-formati, già pronti all'uso, di welcome book, manuali di casa che potrai personalizzare a piacimento.


    Serratura cassetta posta

    self check-in condominio

    self check in come fare
    Come aprire la cassetta postale senza chiave?

    Questa soluzione, proposta nell'immagine, è ottima per aprire la cassetta postale senza chiave: sostituisci la serratura normale con una codificata e lasciaci dentro le chiavi per i tuoi ospiti. Magari solo le chiavi del cancello e del portone (se affitti in condominio).

    Se, come me, hai l'appartamento in un condominio/residence, e non puoi fissare niente sul muro esterno, puoi pensare di usare la cassetta della posta come contenitore delle chiavi di casa.

    Chiaramente la cassetta della posta dovrà essere esterna altrimenti non sarà fattibile. Una volta entrati nel portone, potrai istallare una cassetta di sicurezza, con le chiavi di casa, a fianco del tuo appartamento.

    Se non hai una cassetta della posta, meglio ancora, ne puoi comprare una codificata: 


    Check in da remoto con smart lock

    Un'altra valida soluzione, è quella di installare sulla porta di casa una serratura smart lock elettronica che permette l'accesso all'immobile senza l'uso di chiavi a te, amici e ospiti: keyless. Se non hai competenze di elettronica, dovrai per forza farti aiutare da un elettricista nell'installazione. 

    1. Smart lock: una serratura che gli ospiti aprono con un'App per dispositivi mobili.
    2. Serratura per porta con codice: gli ospiti possono aprire la porta con un codice.

    Self check-in appartamenti richiesta documenti


    Propongo il check in automatico da diverso tempo e non ho mai avuto problemi con i miei ospiti. L'utilità è innegabile: tu ti riappropri del tuo tempo non aspettando ore e ore i tuoi ospiti, soprattutto di notte, e dai ampia libertà a loro di arrivare quando vogliono senza chiedere di continuo i dettagli.

    Se ti stai chiedendo: "Come fare con la burocrazia? Come registrare gli ospiti alla questura?" sappi che oggi è molto facile gestire anche la documentazione online.

     
    I documenti per la registrazione degli ospiti in questura si possono chiedere via email. Se ti è utile, ho creato un modulo di raccolta dati, in italiano e in inglese, per ospiti internazionali, in cui i tuoi guest ti possono scrivere esclusivamente i dati necessari per la compilazione della schedina alloggiati.

    Puoi inviargli, via email, da leggere con calma, anche un contratto di affitto in PDF per presa visione dei termini e per dare una certa professionalità e ufficialità all'accordo (c'è anche la copia cortesia in inglese). 


    Check in automatico documenti

    Se il self check-in lo fai per comodità, ma di fatto sei in loco, puoi far accedere i tuoi ospiti ad ogni ora (anche se sei al lavoro o in spiaggia, a fare spesa o gestendo altri arrivi) ma specificando che passerai da casa alla tal ora per la visione dei documenti e la firma del contratto. La tassa di soggiorno la puoi impostare e richiedere tramite Airbnb in modo che venga riscossa da loro, rendendo l'iter molto più facile per te.

    Usa la furbizia, se vuoi comunque incontrare i tuoi ospiti, quando torni dal lavoro o il mattino seguente, se gli dici che gli porti in regalo una bottiglia di vino, stai sicuro che non avranno problemi a concordare un orario in cui attenderti a casa. 😏

    BUONE PRATICHE verso i tuoi Guests: 

    Quando richiedi i documenti, aggiungi una postilla sulla loro responsabilità penale riguardo la veridicità dei documenti inviati di tutti gli ospiti, in caso di controlli della polizia. 
    Ovviamente li rassicurerai che i dati e l'eventuale foto saranno cancellati subito dopo aver espletato le pratiche burocratiche obbligatorie in Italia. Nel modulo creato, ho già aggiunto questa postilla.

    SELF CHECK-IN è ILLEGALE?


    No, ad oggi non è illegale il self chek-in in Italia. La legge NON è interpretabile e finché non apparirà una normativa che attesterà, nero su bianco, che fare SELF CHECK-IN è ILLEGALE, di fatto è fattibile. In caso avessi un valido riferimento normativo che attesta il contrario, sarò felice di modificare l'articolo.

    Ad oggi, secondo la legge [Articolo 109, TULPS], l’obbligo è quello di richiedere i dati del cliente attraverso un documento d’identità e trasmettere i dati anagrafici all’Ente di Pubblica Sicurezza. 
    Nel decreto ministeriale (R.D. 18 giugno 1931, n. 773) specifica infatti che i gestori delle strutture ricettive possono dare alloggio esclusivamente a “persone munite di documento idoneo ad attestarne l’identità”.

    Se tu hai richiesto i dati al tuo cliente, li hai inviati in tempo alla questura e il tuo ospite ha con sé i documenti, quando soggiorna a casa tua, da mostrare in caso di controllo delle forze dell'ordine (difficile che un viaggiatore riesca a muoversi senza documenti), hai assolto ai tuoi doveri.

    L’identificazione personale spetta solo a un pubblico ufficiale. 

    Vero. La procedura migliore sarebbe sempre quella di verificare di persona chi risiede a casa tua e controllare i documenti all'arrivo MA, ripeto, finché non c'è una normativa specifica nel "Testo Unico delle Leggi sulla Pubblica Sicurezza", che impedisca il self check-in, sono tutte interpretazioni personali, quelli che senti.

    Come fare Self check out?

    Il check out automatico è decisamente più semplice dell'entrata: è sufficiente dire all'ospite di lasciare le chiavi sul tavolo di casa o nella cassetta di sicurezza prima della partenza. Non dimenticarti di inviargli, via email, o lasciare in casa, un promemoria con le cose da fare prima di lasciare l'appartamento:
    • chiudere porte e finestre,
    • gettare l'immondizia...
    CONSIGLIO: Se ti avvali di check-in e check-out automatici, è meglio impostare una cauzione.

    STRUMENTI CHE POTREBBERO ESSERTI UTILI: 

    Bene, anche per questa settimana è tutto! Ti è piaciuto l'articolo? Ti ha dato spunti interessanti?
    Fammelo sapere mettendo un mi piace o condividendolo nel tuo social preferito cliccando uno dei tasti qui sotto. Grazie.

    Se ti interessa il tema affittare casa - affitti brevi, seguimi sul gruppo:
    Continua la lettura...

    Se hai intenzione di promuovere la tua struttura su più siti di casa vacanze, qui trovi le mie guide per approfondire:
    VEDI LISTA DOTAZIONE OBBLIGATORIA AFFITTI BREVI SU AMAZON
    ⇨ Cosa non deve mancare in una casa vacanze (oggetti obbligatori)

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    Aggiornato nel 2022
    I segreti degli host

    9 commenti:

    nicogenco ha detto...

    Hai conoscenza di serrature elettroniche in cui però il codice è cambiabile da remoto?
    Io ho trovato qualcosa sul web ma troppo sofisticate, per camere plurime. Tutte però richiedevano una sorta di abbonamento per ottenere di volta in volta gruppi di nuovi codici.
    grazie

    nicogenco ha detto...

    conosci una serratura elettronica, tipo quelle indicate da te, ma in cui il codice è modificabile a distanza? quelle che ho travato io sono piuttosto complesse, gestiscono cioè pluralità di porte e cancelli e obbligano all'acquisto periodico dei codici o ad abbonarsi.
    grazie

    Moira Tips ha detto...

    No, Nige. Uso la versione manuale con codice da ben 4 anni e mi sento più serena in questo modo sapendo che non ci sono pile che si scaricano, server o corrente che salta.

    Nel gruppo che gestisco su Fb so che alcuni host si stanno indirizzando verso la domotica. Ho ricontrollato i commenti e citato questa azienda: https://www.bticino.it/citofoni-videocitofoni/videocitofono-wifi-classe-300-connesso praticamente un citofono gestibile da smartphone che apre il cancello con una chiamata. Pare non ci sia abbonamento. Non so molto altro poiché non la uso personalmente ma puoi valutare se la soluzione può applicarsi al tuo caso.

    Buona serata

    Unknown ha detto...

    il condominio si puo' opporre a questo sistema?

    Moira Tips ha detto...

    Di sicuro non possono dirti niente se modifichi la tua serratura, per il resto bisogna vedere il regolamento condominiale tuo specifico. Ti lascio questo post per approfondire: https://www.casaconsigli.com/2018/04/affittare-casa-in-condominio-regolamento.html

    Paola ha detto...

    Ciao Moira, buongiorno, voglio far fare il self check-in ai miei ospiti cosi loro hanno libertà, anche io. Il mio quesito non è l'installazione del mezzo ma riguarda la cauzione. Mi spiego meglio, con gli utenti di airbnb il problema della cauzione non sussiste. Se ho danni in casa faccio reclamo al sito e mi faccio addebitare il costo. Il mio problema nasce con Booking. Essendo non a partita Iva, e facendolo gestire al sito i soldi, la cauzione resta esclusa chee mi viene recepita a mano al check-in. Il self check-in in questo caso mi crea un problema. Consigli?

    Moira Tips ha detto...

    Ciao Paola,
    eh sì Booking non trattiene nessuna cauzione per conto tuo. Potresti comunque impostarla in modo che chi prenoti sappia che è richiesta (potrebbe essere un deterrente psicologico: chi ha malafede non prenota: https://partner.booking.com/it/aiuto/condizioni-pagamenti/come-faccio-impostare-un-deposito-cauzionale).

    Puoi anche valutare se gestire tutto con paypal (https://www.paypal.com/it/webapps/mpp/requesting-payments) con la cifra della cauzione preimpostata per effettuare il pagamento al check-in (o poco prima), si può pagare facilmente con una carta di credito e poi, a fine soggiorno, rimborsarla.

    In alternativa, se non lavori molto con Booking, puoi pensare di sospendere quel canale favorendo le prenotazioni su Airbnb o, ancora, fare solo il self check-in con gli ospiti di Airbnb e non con quelli di Booking o andare, con calma, in un secondo momento a prendere la cauzione.
    Questi sono i consigli che ti posso dare.
    Buon lavoro.

    Federica Pirrone ha detto...

    Buongiorno, quale soluzione è ottimale quando nello stabile c'è anche un portone esterno da aprire, oltre alla porta di accesso all'immobile?

    Grazie mille
    Federica

    Moira Tips ha detto...

    Buongiorno Federica,
    valuta la centralina di Vikey da mettere vicino al citofono di casa tua senza richiedere permessi condominiali.

    Vikey si collega a tutte le porte che sono aperte dal tuo citofono. Non ci sono dunque problemi in caso di apertura da remoto di altre porte, portoni o cancelli. Puoi richiedere un sopralluogo gratuito con il tecnico di Vikey. Prezzi e info dettagliate li trovi al link inserito nel capitolo che parla di Vikey.
    Buon business.

    Yandex.Metrica